Zelfs als klanten mondeling klacht neerleggen, zal hen worden gevraagd om die neer te schrijven, zodat de omstandigheden van de klacht zo volledig mogelijk worden weergegeven en de klacht bijgevolg beter beheerd kan worden.
En effet, même si des clients déposent une plainte orale, il leur sera demandé de la retranscrire par écrit, afin de décrire les circonstances de la plainte de la façon la plus complète possible, et par conséquent, de permettre de gérer au mieux la plainte.