De uitnodigingen en de agenda moeten per mail aan alle uitvoerende, plaatsvervangende en waarnemende leden worden gericht, bij voorkeur 14 dagen, maar ten laatste 8 dagen, voor de datum van de plenaire vergadering.
Les invitations et l'ordre du jour doivent être adressés à tous les membres effectifs, suppléants et observateurs par e-mail, de préférence quinze jours, mais au plus tard 8 jours avant la date de la réunion plénière.