Binnen het luik «klachtendossiers» is echter een opdeling geboden op diverse niveaus, namelijk de klachtendossiers waarvoor de federale ombudsdienst residuair bevoegd is; de dossiers waarbij de ombudsdienst een doorverwijzende rol bekleedt bij ontstentenis van diens bevoegdheid of indien bemiddeling faalt; en tot slot als een soort subcategorie van de verwijzingsdossiers, de dossiers waarbij de ombudsdienst tussenkomt inzake de wijze van bemiddeling op lokaal niveau.
Dans le volet «dossiers de plaintes», une répartition à plusieurs niveaux s'impose, à savoir: les dossiers de plaintes pour lesquels le service de médiation fédéral détient une compétence résiduaire, les dossiers pour lesquels le service de médiation joue un rôle de renvoi, lorsqu'il n'est pas compétent ou lorsque la médiation échoue et, enfin, comme une sorte de sous-catégorie des dossiers de renvoi, les dossiers dans lesquels le médiateur intervient concernant le mode de médiation au niveau local.
