Wanneer de documenten voor de behandeling van een dossier door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of de diplomatieke en consulaire posten moeten dienen en de originele documenten aan de aanvrager teruggeven moeten worden, worden gewone fotokopieën, en geen voor eensluidend verklaarde kopieën, van de gelegaliseerde originele documenten in het dossier bewaard of naar de Dienst Vreemdelingenzaken gestuurd voor de visumaanvragen.
Lorsque les documents sont nécessaires pour le traitement d'un dossier par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ou les postes diplomatiques et consulaires et que les documents originaux doivent être rendus au demandeur, des copies simples, et non des copies conformes, des documents originaux légalisés sont conservées dans le dossier ou envoyées à l'Office des étrangers pour les demandes de visa.