Art. 25. Het secretariaat zorgt onder andere voor: 1° het toesturen van de inlichtingenformulieren en het
registreren van de aanvragen tot het verkrijgen van het kunstenaarsvisum, de kunstenaarskaart of de zelfstandigheids
verklaring; 2° het regelmatig informeren van de voorzitter over de binnengekomen aanvragen tot het verkrijgen van het kunstenaarsvisum, de kunstenaarskaart of de zelfstandigheidsverklaring en vragen om informatie en advies; 3° het versturen van de oproep voor de vergaderingen van de Commissie en van de nodige stuk
...[+++]ken; 4° het afhandelen en ondertekenen van de lopende briefwisseling; 5° het opmaken van een ontwerp van verslag van de vergadering; 6° het toesturen naar de leden van het ontwerp van verslag van de vergadering voor eventuele opmerkingen; 7° het opmaken van de beslissingen van de Commissie m.b.t. aanvragen voor het verkrijgen van het kunstenaarsvisum, het kunstenaarskaart of de zelfstandigheidsverklaring en van haar antwoorden op de vragen om inlichtingen en advies, op basis van de modellen of ontwerpteksten die haar worden overgemaakt en/of de gegevens en argumenten die bij de beraadslaging in aanmerking zijn gekomen; 8° het voorleggen van de tekst zoals bedoeld in 7° aan de leden voor kennisgeving en aan de voorzitter ter ondertekening; 9° het bijhouden van de relevante informatie voor de werking van de Commissie; 10° het bijhouden van de werkingskosten van de Commissie, zowel de administratieve kosten als de manuren besteed aan de opdrachten die verband houden met de werking van de Commissie; 11° het bijhouden van verslagen, beslissingen en andere stukken. 12° het versturen van de kunstenaarskaart, het kunstenaarsvisum en de ontvangstbevestiging van de aanvraag voor een kunstenaarsvisum naar de aanvrager.