Hij waakt erover om de vergaderingen van de werkgroep zo te plannen dat het grootst mogelijke aantal van de leden van de werkgroep eraan kan deelnemen; behalve in noodgevallen worden de uitnodigingen per mail naar de leden gestuurd en dit minstens tien dagen voor de vergaderdatum.
Celui-ci veille à planifier les réunions du Groupe de travail de telle manière que puissent y participer le plus grand nombre possible de ses membres ; sauf en cas d'urgence, les invitations sont transmises aux membres par e-mail au moins dix jours avant la date de réunion.