The terms of the Commission's proposal include all documents relating to the policies, activities and decisions of the three institutions in question, whatever their form paper, electronic files or recordings. Documents intended for discussion, internal administrative notices and informal messages are excluded from this rule.
Het gaat daarbij om alle documenten die betrekking hebben op beleid, maatregelen of besluiten die tot de bevoegdheid van de betrokken instelling behoren, ongeacht de drager (papier, elektronisch document, audiovisuele opname ...) en uitgezonderd discussie- of bezinningsdocumenten, adviezen van de diensten en informele berichten.