Les fonctionnaires dirigeants des départements, des agences autonomisées et des personnes morales flamandes de droit public communiquent au Fonds tous les dossiers de sinistre dès que la charge du dossier de sinistre, y compris les intérêts de retard déjà dus, s'élève à 500.000 euros ou plus et celle-ci sera imputée éventuellement au Fonds ou, pour laquelle l'intervention du Fonds sera demandée dans le futur.
De leidende ambtenaren van de departementen, van verzelfstandigde agentschappen en van de Vlaamse publiekrechtelijke rechtspersonen, delen alle schadedossiers mee aan het Fonds zodra de last van een schadedossier, inclusief de reeds verschuldigde verwijlinteresten, 500.000 euro of meer bedraagt en deze mogelijk zal aangerekend worden op het Fonds, of waarvoor de tussenkomst van het Fonds in de toekomst zal gevraagd worden.