Les convocations signées, au nom du Conseil de l'Institut, par les membres du Comité exécutif seront adressées par courrier ou, pour les membres qui en font la demande par écrit, par courriel au moins quinze jours avant la date fixée pour l'Assemblée générale ordinaire et au moins huit jours avant la date fixée pour une assemblée générale extraordinaire.
De door de leden van het Uitvoerend comité, in naam van de raad van het Instituut, ondertekende volmachten worden toegezonden per brief voor de leden die de aanvraag schriftelijk doen, of per e-mail, ten minste vijftien dagen voor de datum vastgelegd voor de algemene vergadering en ten minste acht dagen voor de datum vastgelegd voor een buitengewone Algemene vergadering.