A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision ou d'avis, est envoyé par courriel aux membres effectifs et aux membres suppléants en cas d'empêchement de ces derniers dûment notifié au président.
Daartoe wordt een voorbereidend document met een voorstel van beslissing of advies per e-mail naar de effectieve leden en, als die verhinderd zijn en dat meegedeeld is aan de voorzitter, naar de vervangende leden gestuurd.