Lorsque l'engagement de prise en charge (annexe 3bis) a été signé par le garant et légalisé et daté par le bourgmestre ou son délégué, l'administration communale doit transmettre l'exemplaire original, accompagné des documents cités à l'article 17/3, § 1, 1° et 2°, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981, à l'Office des étrangers (bureau AF pour les dossiers francophones, bureau AN pour les dossiers néerlandophones).
Nadat de garant de verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft en de burgemeester of zijn gemachtigde de verbintenis tot tenlasteneming gelegaliseerd en gedateerd heeft, dient de verbintenis tot tenlasteneming (origineel exemplaar) tesamen met de in artikel 17/3, § 1, 1° en 2°, van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 bedoelde documenten, door het gemeentebestuur overgemaakt te worden aan de Dienst Vreemdelingenzaken( bureau AN voor de Nederlandstalige dossiers, bureau AF voor de Franstalige dossiers).