Dans l'hypothèse où il y a un seul bon de commande annuel, la lettre de notification du marché au fournisseur inclura une clause reprenant le numéro de contrat (FedCom) et stipulant qu'un nouveau bon de commande sera transmis chaque année, qui sera utilisé comme référence dans les pièces justificatives (par exemple, les bordereaux de livraison, les factures,.).
Wanneer er slechts één enkele bestelbon per jaar is, moet de brief tot kennisgeving van de opdracht aan de leverancier een clausule bevatten die het contractnummer vermeldt (FedCom) en die bepaalt dat elk jaar een nieuwe bestelbon overgemaakt zal worden waarnaar verwezen wordt in de verantwoordingsstukken (bijvoorbeeld de leveringsborderellen, de facturen, .).
