Chaque fichier devra être défini de manière détaillée : dénomination et objet, catégories de personnes concernées, types de données à stocker (y compris d'éventuelles données sensibles), délai de stockage, etc.
Elk bestand dient op een gedetailleerde manier beschreven te worden : naam en doel, categorieën van betrokken personen, aard van de op te slagen gegevens (eventuele gevoelige gegevens hierbij inbegrepen), termijn van opslag, enz.