Une organisation qui introduit sa candidature auprès du directeur général de HR Rail afin d'obtenir le statut d'organisation agréée doit déposer deux exemplaires de ses statuts et spécifier les noms de ses dirigeants responsables et de ses délégués attitrés - tous faisant partie du personnel des Chemins de fer belges.
Een organisatie die haar kandidatuur indient om het statuut van aangenomen organisatie te bekomen, zal bij de algemeen directeur van HR Rail twee exemplaren van haar statuten neerleggen en daarbij de namen van haar verantwoordelijke leiders en van haar gemachtigde afgevaardigden - allen deel uitmakend van het personeel van de Belgische Spoorwegen - opgeven.