De nationale veiligheidsinstantie van de geadresseerde staat of haar tegenhanger in de staat die namens de regering de door de Commissie toegezonden gerubriceerde gegevens ontvangt of het beveiligingsbureau van de ontvangende internationale organisatie, legt een speciaal bestand aan om bij ontvangst gerubriceerde EU-gegevens te registreren.
Die nationale Sicherheitsbehörde des Empfängerstaats, die ihr gleichzusetzende Stelle, die in diesem Staat im Auftrag ihrer Regierung die von der Kommission weitergegebene Verschlusssache in Empfang nimmt, oder das Sicherheitsbüro der als Empfänger vorgesehenen internationalen Organisation legt ein spezielles Register für EU-Verschlusssachen an und registriert diese, sobald sie dort eingehen.