Elke instelling moet jaarlijks in een verslag over het voorgaande jaar aangeven in hoeveel gevallen zij de toegang tot een document heeft geweigerd, wat de redenen daarvoor waren en hoeveel gevoelige documenten niet in het register werden opgenomen.
Jedes Organ legt jährlich einen Bericht über das Vorjahr vor, in dem folgende Angaben aufgeführt sind: die Anzahl der Fälle, in denen das Organ den Zugang zu Dokumenten verweigert hat, die Gründe für diese Verweigerungen sowie die Anzahl der sensiblen Dokumente, die nicht in das Register aufgenommen wurden.