Deze conferenties worden voorbereid door een werkgroep voor de follow-up van het Bologna-proces, die wordt voorgezeten door het land dat op dat moment voorzitter van de Europese Unie is. Tevens worden deze conferenties ondersteund door een Bologna-secretariaat, dat wordt georganiseerd door het gastland of de gastlanden van de volgende ministeriële conferentie.
Ces conférences sont préparées par le groupe de suivi de Bologne, présidé par le pays qui assume alors la Présidence de l'Union européenne et soutenu par le Secrétariat de Bologne, lui même organisé par le ou les pays d'accueil de la prochaine réunion ministérielle.