Het secretariaat van het algemeen bestuur verstuurt de oproepingsbrieven van de vergaderingen, met de agenda, die door de voorzitter wordt opgesteld en de eventueel daarbijhorende nota's of documenten, die door de betrokken diensten worden opgemaakt, evenals de notulen van de vergaderingen.
Le secrétariat de l'administration générale envoie les convocations aux réunions, ainsi que l'ordre du jour, rédigé par le président, les éventuels documents ou notes y afférents établis par les services concernés, et les procès-verbaux des réunions.