De definitieve goedkeuring van hun dossier gebeurt pas later, na het voorleggen van al het bewijsmateriaal op communicatief vlak (uitnodigingen, affiches, websites, folders en dergelijke), inhoudelijk vlak (zoals de gegeven presentaties) en administratief-financieel vlak (gehandtekende aanwezigheidslijsten, bewijzen van uitgaven en betalingsbewijzen).
Le dossier n'est définitivement approuvé que plus tard, après présentation de tous les éléments de vérification en termes de communication (invitations, affiches, sites web, folders, etc.), de contenu (par exemple les présentations données) et du point de vue administratif et financier (listes de présences signées, attestations de dépenses et preuves de paiement).