Hierover bevat het Vademecum voor subsidiebeheer voorschriften in 1.2: Algemene voorwaarden van toepassing op exploitatiesubsidies van de Europese Gemeenschappen (deel B, Financiële bepalingen, artikel 7 - Subsidiabele kosten), waar wordt gesteld dat, om voor financiering in aanmerking te komen, kosten werkelijk moeten zijn gemaakt, moeten zijn opgenomen in de rekeningen of belastingbescheiden van de begunstigde en dat deze verifieerbaar en controleerbaar moeten zijn".
Le point 1.2 du vade-mecum sur la gestion des subventions, intitulé Conditions générales applicables aux subventions au fonctionnement des Communautés européennes (Partie B, relative aux dispositions financières, article 7 - Coûts éligibles) prévoit toutefois des règles à ce sujet: "Sont considéré comme éligibles les coûts répondant aux critères suivants:.avoir été effectivement encourus, être enregistrés dans la comptabilité ou dans les documents fiscaux du bénéficiaire et être identifiables et contrôlables".