Krachtens het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidssector en het koninklijk besluit van 4 oktober 2005 houdende uitvoering van artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidssector, zijn de federale overheidsdiensten verplicht om aan de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie (FOD P&O) gegevens betreffende hun personeel tweemaal per jaar door te sturen (1 januari en 30 juni).
En vertu de l’arrêté royal n° 141 du 30 décembre 1982 créant une banque de données relatives aux membres du personnel du secteur public, et de l’arrêté royal du 4 octobre 2005 portant exécution de l’article 3 de l’arrêté royal n° 141 du 30 décembre 1982 créant une banque de données relative aux membres du personnel du secteur public, les administrations publiques fédérales sont tenues de transmettre au Service public fédéral Personnel et Organisation (SPF P&O) des données relatives à leur personnel deux fois par an (le 1 janvier et le 30 juin).