De uitnodigingen en stukken voor de vergaderingen van het comité worden zowel in elektronische als in papieren vorm verstuurd naar de effectieve leden van het comité, maar alleen in elektronische vorm naar de plaatsvervangende leden van het comité.
Les convocations et les documents pour les réunions du comité sont envoyés, tant en version électronique qu'en version papier, aux membres effectifs du comité, mais seulement en version électronique aux membres suppléants du comité.