Chaque dossier individuel contient le formulaire de demande, les copies des justificatifs requis, une liste des vérifications effectuées et le numéro de référence du visa délivré, afin que les agents puissent, si nécessaire, reconstituer le contexte de la décision prise sur la demande de visa.
Elk individueel dossier bestaat uit het aanvraagformulier, afschriften van relevante bewijsstukken, aantekeningen van verrichte controles en het referentienummer van het afgegeven visum, zodat medewerkers in voorkomend geval de voorgeschiedenis van een beslissing over een aanvraag kunnen reconstrueren.