Dans le volet des « dossiers de plaintes », une répartition à plusieurs niveaux s'impose, à savoir les dossiers de plaintes pour lesquels le Service de médiation fédéral a une compétence résiduaire; les dossiers que le Service de médiation se charge de renvoyer, à défaut de sa compétence ou lorsque la médiation échoue; et, enfin, en tant que sorte de sous catégorie des dossiers de renvoi, les dossiers pour lesquels le médiateur intervient sur la façon dont la médiation est réalisée au niveau local.
Binnen het luik « klachtendossiers » is echter een opdeling geboden op diverse niveaus, namelijk de klachtendossiers waarvoor de Federale Ombudsdienst residuair bevoegd is; de dossiers waarbij de ombudsdienst een verwijzende rol bekleedt bij ontstentenis van diens bevoegdheid of indien bemiddeling faalt; en tot slot als een soort subcategorie van de verwijzingsdossiers, de dossiers waarbij de ombudsdienst tussenkomt inzake de wijze van bemiddeling op lokaal niveau.
