La circulaire adoptée le 14 janvier 2015 par le SPF Affaires étrangères à propos de la légalisation et de l'examen des documents étrangers (publiée au Moniteur belge le 22 janvier 2015) indique que la légalisation peut être refusée lorsque la signature apposée sur le document étranger n'est pas celle du fonctionnaire compétent, que le signataire n'était pas compétent ou que le timbre ou le sceau est faux, falsifié ou inusité.
De omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten, die op 14 januari 2015 door de FOD Buitenlandse Zaken werd aangenomen (en op 22 januari 2015 in het Belgisch Staatsblad werd bekendgemaakt), bepaalt dat een legalisatie kan worden geweigerd indien de handtekening op het vreemde document niet die van de bevoegde ambtenaar is, de ondertekenende ambtenaar niet bevoegd was of het zegel of de stempel vals, vervalst of ongewoon is.
